Dernek Genel Kurulu Nedir?Nasıl Yapılır?

        DERNEK GENEL KURULU NEDİR? NASIL YAPILIR?

Bu yazımızda dernek genel kurulu konusuna değineceğiz. Genel kurulun tanımı ve genel kurul işlemlerini inceleyeceğiz.

        Genel Kurul Nedir?

Genel kurul, tüm dernek üyelerinin oluşturduğu, derneğin en üst organıdır. Genel kurul toplantılarında alınan kararlar derneği bağlar. Tüzük değişikliği, dernek feshi, federasyon üyeliği, şube kuruluşu, taşınmaz alımı vb. önemli kararlar genel kurul toplantılarında görüşülmek zorundadır.

Dernek genel kurul toplantıları 3(üç) çeşittir:

1. İlk Genel Kurul Toplantısı,
2. Olağan Genel Kurul Toplantısı,
3. Olağanüstü Genel Kurul Toplantısı.

İlk genel kurul toplantısı, dernek kuruluşundan sonra, dernek tüzüğünün derneğe İl Sivil Toplumla İlişkiler Müdürlüğünce tebliğinden itibaren 6(altı) ay içerisinde yapılması zorunlu olan toplantıdır. Bu toplantıda derneğin zorunlu organları(yönetim kurulu-denetim kurulu) oluşturularak DERBİS(Dernekler Bilgi Sistemi) aracılığı ile mülki amirliğe bildirim yapılmalıdır. Eğer dernek tüzüğünü teslim aldıktan sonra 6(altı) ay içerisinde bu toplantı yapılamazsa, Valilikler tarafından Sulh Hukuk Mahkemesine derneğin feshi için dava açılır.

Olağan genel kurul toplantısı, dernek tüzüğünde belirtilen zamanlarda yapılması zorunlu olan genel kurul toplantısıdır. Olağan genel kurul toplantısı yapılmaz ya da geç yapılır ise Valiliklerce idari para cezası uygulanır. Üst üste 2(iki) defa olağan genel kurul toplantısı yapılmaz ise derneğin feshi için mahkemeye dava açılır.

Olağanüstü genel kurul toplantısı, dernek tüzüğünde belirtilen zamanlar dışında, görülen lüzum üzerine yapılan toplantılardır.
Dernek olağanüstü toplantıya yönetim kurulu kararı ile, denetim kurulunun yönetim kurulundan toplantı isteği ile ve dernek üyelerinin en az beşte birinin yönetim kurulundan yazılı istekleri ile toplanabilir. 

        Genel Kurul Nasıl Yapılır?

        Genel Kurula Hazırlık Aşaması

Derneğin ilk, olağan ya da olağanüstü genel kurulunu yapmak için ilk olarak şu sıra izlenmelidir:

1. Dernek genel kurulu için derneğin karar defterine genel kurul tarihinden en az 15 gün önce şöyle bir yönetim kurulu kararı alınmalıdır: "Derneğin ilk genel kurul toplantısının ….../….../20…... tarihinde, saat ………’de …………………..… …………………………………. adresinde aşağıdaki gündeme göre yapılmasına, çoğunluk sağlanamaması nedeniyle ertelenmesi halinde ikinci toplantının …../……/20…... tarihinde aynı yer, saat ve gündem ile yapılmasına, üyelere toplantının üyelere yazıyla/sms ile/elektronik postayla/resmi internet sitesi ile duyurulmasına karar verilmiştir.Gündem: Açılış ve yoklama, divan başkanlığı seçimi, dernek organlarının asıl ve yedek üyelerinin seçimi, dilek ve temenniler, kapanış."
2. Yönetim kurulu kararı alınmasının ardından yine genel kurul tarihinden en az 15 gün önce genel kurulun nerede, ne zaman, hangi gündemle yapılacağı duyurulmalıdır.Ayrıca toplantıda çoğunluk sağlanamaması durumunda ikinci toplantının tarihi, yeri ve zamanı da belirtilmelidir.Duyuru gazete ilanı, sms, e-posta ya da derneğin resmi internet sitesinde yayınlanma yolu ile tüm dernek üyelerine duyurulmalıdır.Duyuru için bu yöntemlerden birisi yeterlidir.

Not:Çoğunluk sağlanamaması durumunda belirlenen ikinci toplantı tarihi ile ilk toplantı tarihi arasındaki süre 7 günden az; 60 günden fazla olamaz.

        Genel Kurul Toplantı Aşaması

Genel kurul kararı alındıktan ve duyuru yapıldıktan sonraki aşama toplantı aşamasıdır.

Genel kurul, tüm dernek üyelerinin yarısının bir fazlası ile toplanabilir. Tüzük değişikliği veya dernek feshi için ise en az üçte iki çoğunluk gerekmektedir.

Eğer toplantıda çoğunluk sağlanamazsa bir erteleme tutanağı düzenlenir ve toplantı yönetim kurulu kararı ile belirlenen tarihe ertelenir.

İkinci toplantıda ise toplantı yeter sayısı dernek tüzüğünde belirtilen asıl yönetim ve denetim kurullarının en az iki katıdır. Örneğin: Derneğin tüzüğünde yönetim kurulu asıl üye sayısı 5; denetim kurulu asıl üye sayısı 3 olsun. Bu durumda ikinci toplantının yapılabilmesi için en az 2*(5+3)=16 kişinin toplantı yerinde hazır bulunması gerekir.

Toplantı yeter sayısı sağlandıktan sonra çoğunluğun sağlandığı divan tutanağına yazılır, gelen kişiler hazirun listesinde isimlerinin karşısını imzalar ve toplantı açılır. Toplantıyı yönetmesi için bir divan başkanı ve 2 tane de divan katibi seçilir. Genel kurulda görüşülenler ve yapılan seçim, alınan oylar divan tutanağına yazılır. Toplantı sonunda divan heyeti divan tutanağını imzalar ve toplantıyı kapatır.

        Genel Kurul Esnasında Kullanılacak Evrak ve Tutanaklar

1-Genel Kurul Toplantı Tutanağı: Toplantıda olanların yazıldığı tutanaktır. Toplantı sonunda divan heyeti tarafından imzalanır.

Örnek genel kurul tutanağını indirmek için tıklayınız.

2-Hazirun Listesi:Toplantıya katılan dernek üyeleri tarafından isimlerinin karşısı imzalanması gereken yoklama tutanağıdır.

Örnek hazirun listesi için tıklayınız.

3-Erteleme Tutanağı:Eğer genel kurul toplantısı ertelenir ise erteleme tutanağı düzenlenir yönetim kurulunca, yönetim kurulunun orada bulunmaması halinde toplantıya gelenlerce imzalanır.

Örnek erteleme tutanağı için tıklayınız.

        Genel Kurudan Sonra Yapılacak İşlemler

Dernek genel kurulu sona erdikten sonra tutanaklar ve evraklar dernek merkezinde muhafaza edilir ve 45 gün içinde toplantı DERBİS(Dernekler Bilgi Sistemi) aracılığı ile mülki amirliğe bildirilir. Toplantının bildirilmemesi durumunda idari para cezası uygulanır.

DERBİS üzerinden genel kurul bildiriminin nasıl yapılacağını öğrenmek istiyorsanız buraya tıklayabilirsiniz.