DERNEK KURULUŞU SONRASINDA YAPILMASI GEREKEN ÖNCELİKLİ İŞLEMLER
Dernek kuruluş işlemi yapıldıktan sonra derneklerin yapması gereken öncelikli işlemleri bulunmaktadır. Dilerseniz bu işlemlere göz atalım.
Dernek Defterlerinin Alınması
Derneklerin tutması gereken zorunlu defterler şunlardır:
- Üye kayıt defteri,
- Karar defteri,
- İşletme hesabı defteri,
- Evrak kayıt defteri.
Yukarıda bulunan defterler notere ya da derneğin kurulduğu ilin Valiliği bünyesindeki İl Sivil Toplumla İlişkiler Müdürlüklerine tasdik ettirilmelidir.(İl Sivil Toplumla İlişkiler Müdürlüklerinde tasdik ücreti alınmamaktadır.)
Görev Dağılımı Yapılması
Defterlerin tasdiklenmesinden sonra geçici yönetim kurulu üyeleri arasında görev dağılımı yapılmalıdır. Görev dağılımı yapabilmek için derneğin karar defterine şöyle bir karar alınması gerekmektedir:
"Dernek kurucu üyelerinden oluşan geçici yönetim kurulu üyeleri arasından derneğin ilk genel kuruluna kadar görev yapmak üzere,
- Yönetim kurulu başkanlığına .............................'nın,
- Başkan yardımcılığına........................................'nın,
- Başkan yardımcılığına........................................'nın,
- Yönetim kurulu üyeliğine...................................'nın,
- Yönetim kurulu üyeliğine...................................'nın,
- Saymanlığa .......................................................'nın,
- Sekreterliğe .......................................................'nın seçilmesine karar verilmiştir."
DERBİS Şifresinin Alınması
Derneklerin bildirimlerini yapabilmesi ve dernek üyelerini Dernekler Bilgi Sistemine kayıt edebilmeleri için İl Sivil Toplumla İlişkiler Müdürlüğünden şifre almaları gerekmektedir.
Bu işlem için dernek başkanının ya da geçici dernek başkanının DERBİS şifresi kararının alınmış olduğu dernek karar defteri ve DERBİS şifresi talep edildiğini gösterir dilekçe ile İl Sivil Toplumla İlişkiler Müdürlüğüne gitmesi gerekmektedir. Ayrıca dernek yönetim kurulu karar defterine DERBİS şifresi için şöyle bir karar almalıdır:
"Derneğimiz tarafından mülki amirliğe gerekli bildirimlerin yapılabilmesi için dernek başkanımız .................. adına şifre alınmasına ve elektronik ortamda bildim yapma yetkisinin dernek başkanı ................... 'a verilmesine karar verilmiştir."
Dernek Mühür ve Kaşesinin Yaptırılması
Dernek adının ve kütük numarasının bulunduğu yuvarlak bir mühür ve dernek kaşesinin yaptırılması gerekmektedir.
Mühür ve kaşe yaptırmak için derneğin karar defterine şekilde bir karar alınmalıdır:
"Derneğimizin isminin ve kütük numarasının bulunduğu yuvarlak bir adet mühür ve bir adet dernek kaşesinin yaptırılmasına, bu işlem ile ilgili olarak ...........................'nın görevlendirilmesine karar verilmiştir."
Alındı Belgesi(Makbuz) Bastırılması
Üye aidatlarının ve bağışların alınabilmesi için derneğin ihtiyacı kadar "dernek gelirleri alındı belgesi" bastırılmalıdır. Alındı belgesi bastırabilmek için dernek karar defterine şöyle bir yönetim kurulu kararı alınmalıdır:
"Dernek üye aidatlarının ve bağışların alınmasında kullanılmak üzere matbaaya A serisi, 000001-000250 seri nolu 5 adet(koçan) dernek gelirleri alındı belgesi bastırılmasına ve bu işlem için sayman ....................'nın görevlendirilmesine karar verilmiştir."
Not:Derneğe yapılan üye aidatı ödemeleri veya bağışlar derneğin banka hesabına yapılırsa makbuz kesilmesine gerek yoktur.Banka dekontu makbuz (dernek gelirleri alındı belgesi) yerine geçer.Fakat bankadan işlem yapmak her zaman mümkün olamayacağından en 2-3 koçan dernek gelirleri alındı belgesi bastırmak faydalı olacaktır.
Üye Kabul ve Kayıt İşlemleri
Dernekler yedi(7) kişi ile kurulabilir. Fakat daha sonrasında derneğin tüzüğünde yazılı bulunan yönetim ve denetim kurullarını oluşturabilmesi için yeterli üye sayısına ulaşması gerekir. Yeterli üye sayısına ulaşılmışsa bile dernek üye kabul etmek isteyebilir.
Bunun için derneğe üye olmak isteyen kişi derneğe bir dilekçe ile üye olmak için başvurur. Dernek yönetim kurulu kişinin üyeliğini 30 gün içinde olumlu ya da olumsuz olarak karara bağlamalıdır. Eğer kişi üyeliğe kabul edilmiş ise dernek karar defterine şöyle bir karar alınmalıdır:
"Derneğimize üyelik müracaatında bulunan .................'nın üyeliği/üyelikleri kabul edilmiş olup dernek üye kayıt defterine kayıt edilmesine/edilmelerine karar verilmiştir. Ayrıca üyeliği kabul edilen kişi/kişilere üyeliklerinin kabul edildiği yazılı olarak bildirilecektir."
Bu karar alındıktan sonra üyeliğe kabul edilen kişi ya da kişiler dernek üye kayıt defterine kayıt edilir, kişilere üyeliğe kabul edildiklerine dair yazılı bir cevap verilir. Ardından bu kişiler DERBİS(Dernekler Bilgi Sistemi)'e elektronik olarak kayıt edilir. DERBİS kaydı 45 gün içerisinde gerçekleşmek zorundadır. Aksi halde dernek ceza ile karşılaşabilir. Ayrıca birden fazla üye için kabul kararı tek bir karar ile alınabilir, her üye için ayrı ayrı karar alınmasına gerek yoktur.
Vergi Kimlik Numarası Alınması
Dernekler bankada hesap açabilmek ve beyanname bildirmek için Vergi Dairesinden alınacak olan bir potansiyel vergi kimlik numarasına ihtiyaç duyarlar. Bu işlem için dernek karar defterine şöyle bir yönetim kurulu kararı alınmalıdır:
"Derneğimizin bankacılık işlemlerinin ve diğer işlemlerinin yürütülebilmesi için Vergi Dairesinden vergi kimlik numarası alınmasına ve bu işlemler için dernek yönetim kurulu üyesi ........................'nın yetkili kılınmasına karar verilmiştir."
Bu kararın alınmasından sonra dernek yönetim kurulu kararında adı geçen kişi dernek karar defteri,dernek tüzüğü ile birlikte vergi dairesine müracaat etmelidir.Bu işlem için İl Sivil Toplumla İlişkiler Müdürlüğünden dernek tüzüğünün onaylanması beklenmelidir. Ayrıca bazı vergi daireleri "dernek faaliyet belgesi" talep etmektedir. Bu belge de İl Sivil Toplumla İlişkiler Müdürlüklerinden temin edilebilir.
Banka Hesabı Açılması
Derneklerin bankada hesap açması, diğer bankacılık işlemlerini (para yatırma-çekme, EFT, havale vb.) yapabilmesi için dernek yönetim kurulu üyelerinden biri veya birkaçını görevlendirebilir.Bu kişiler müşterek(birlikte) yetkilendirilebileceği gibi münferiden (ayrı ayrı) de yetkilendirilebilir. Müşterek yetkilendirme yapılırsa görevlendirilen kişilerden diğeri olmaksızın bankada işlem yapılamaz. Eğer münferiden görevlendirme yapılırsa görevlendirilen kişiler tek başına banka işlemlerini yapabilir.
Dernek yetkililerinin bankacılık işlemlerine müştereken(birlikte) görevlendirilebilmesi için dernek karar defterine şöyle bir yönetim kurulu kararı alınmalıdır:
"Dernek gelirlerinin yatırılması için bankada hesap açılmasına ve hesap açma, kapatma, havale, EFT, para yatırma, çekme yetkisinin .................................... ve ........................................... kişilerine müştereken (birlikte) verilmesine karar verilmiştir."
Dernek yetkililerinin bankacılık işlemlerine münferiden(ayrı ayrı) görevlendirilebilmesi için dernek karar defterine şöyle bir yönetim kurulu kararı alınmalıdır:
"Dernek gelirlerinin yatırılması için bankada hesap açılmasına ve hesap açma, kapatma, havale, EFT, para yatırma, çekme yetkisinin .................................... ve ........................................... kişilerine münferiden (ayrı ayrı) verilmesine karar verilmiştir."
Yukarıdaki kararlardan herhangi birisi alındıktan sonra yetkili kişiler dernek karar defteri ile birlikte müracaat etmelidir. Müracaat sırasında bankanın ek belgeler(faaliyet belgesi, tüzük vb.) talep edebileceği göz önünde bulundurulmalıdır.
Leave a Comment